Buchführung und Rechnungswesen im Onlinehandel
Zusammenfassung: 1 x 1 der Buchhaltung für Onlineshops
Welche Art der Buchhaltung?
Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Bilanz mit doppelter Buchführung
Grundsätze der Buchführung
Selber machen oder auslagern?
Onlinehandel und Buchführung | Rechnungswesen
Die Buchführung im Onlinehandel ist speziell. Die Frage ist, was hierbei alles zu beachten ist und welche Lösungen hier am besten sind.
Als Betreiber eines Online-Shops sind Sie natürlich auch selbst für die ordnungsgemäße Durchführung der Buchhaltung verantwortlich. Diese Verantwortung sollte jeder Unternehmer sehr ernst nehmen, da im Falle einer fehlerhaften Buchhaltung das Finanzamt Nachzahlungen oder im schlimmsten Falle sogar Bußgelder festsetzen kann. Somit sollten Sie als Onlinehändler erörtern, wie Sie Ihre Buchhaltung organisieren, d.h. welche Arten von Einnahmen und Ausgaben haben Sie, wie Sie mit Abschreibungen um gehen, welche Software Sie verwenden, wie Sie Ihre Belege sortieren (Papierbuchhaltung oder eine digitale Buchführung) und wie Sie Ihre Buchhaltung auf Korrektheit überprüfen.
Viele Gründer und Online-Shop-Händler werden mit der Einnahmeüberschussrechnung die einfachere Form der Buchhaltung durchführen können. Beträgt der Umsatz jedoch mehr als 500.000 EUR oder erfordert das Unternehmen aber einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb (z.B. bei den Unternehmensformen UG, GmbH, AG und GmbH & Co. KG) so ist das Unternehmen zur Erstellung einer Bilanz sowie zur doppelten Buchhaltung verpflichtet. Wer zur doppelten Buchhaltung und Bilanzierung verpflichtet ist, sollte überlegen, ob er diese Arbeiten nicht von vornherein einem Profi überlässt. Eine Einnahmeüberschussrechnung lässt sich eventuell mit etwas Fleißarbeit selbst erlernen – aber auch hier sollte im Zweifel Hilfe von einem erfahrenen und zuverlässigen Steuerberater (welcher auf die Buchführung und steuerliche Beratung von Onlinehandel spezialisiert ist) gesucht werden.
Buchhaltung für Online-Händler – kurze Zusammenfassung
Wenn ein stationärer Händler am Tag 50 T-Shirts verkauft, reicht dem Finanzamt der abendliche Kassensturz. Geschieht das gleiche im Netz, müssen Online-Händler 50 Rechnungen schreiben, versenden, als Forderung verzeichnen und die Zahlungseingänge belegen. Und „verzetteln“ kann teuer werden, denn das Finanzamt kann bei Unregelmäßigkeiten Nachzahlungen fordern oder sogar Bußgelder festsetzen. Hier daher das kleine Einmaleins der Buchhaltung für Online-Shops.
Welche Art der Buchhaltung im Onlinehandel?
Bei einem Umsatz unter 500.000 Euro pro Jahr kann die Einnahme-Überschuss-Rechnung gewählt werden. Liegt der Umsatz höher, oder ist die Unternehmensform eine GmbH oder AG, muss eine Bilanz mit doppelter Buchhaltung erstellt werden. Ein kurzer Blick auf diese beiden Arten der Buchführung:
Einnahme-Überschuss-Rechnung im Onlinehandel
Bei dieser vereinfachten Methode zur Gewinnermittlung werden nach dem sogenannten „Zufluss-Abflussprinzip“ nur die tatsächlich im Abrechnungszeitraum anfallenden Geldflüsse betrachtet. Wurden also vor Jahresende noch 100 T-Shirts eingekauft, wird das Jahresergebnis um den bezahlten Kaufpreis gemindert.
Dass die Ware im Regal liegt und einen Wert für das Unternehmen darstellt, bleibt außen vor. Gleiches gilt allerdings auch für Schulden, die vielleicht Anfang des nächsten Jahres fällig werden. Der Wert des Unternehmens ist also so nicht ermittelbar, aber die Methode ist schön einfach – und über kurz oder lang wird der Fiskus zu seinem Geld kommen.
Bilanz mit doppelter Buchführung
Diese von den italienischen Erfindern des Bankwesens im 14. Jahrhundert entwickelte Methode ist heute in der Wirtschaft die am weitesten verbreitete Buchführung. Man spricht von „doppelter“ Buchführung, weil jeder Geschäftsvorgang auch zweifach dokumentiert wird.
In einem Buchungssatz wird grundsätzlich „Soll an Haben“ gebucht, also jeder Geschäftsvorfall doppelt erfasst, und dies auch noch auf verschiedenen Konten. Hierbei wird der gesamte Unternehmenswert ermittelt, inklusive aller Schulden, Vermögenswerte, Lagerbestände, Immobilien usw.
Die Erstellung von Bilanzen muss von Fachleuten durchgeführt werden, daher gehen wir hier nicht weiter auf diese komplexe Materie ein.
Grundsätze der Buchführung
Unabhängig von der Art der Buchführung gelten die folgenden Grundsätze immer:
Belegpflicht
Dies ist eine eiserne Regel: „Keine Buchung ohne Beleg.“ Zu jedem Zahlungsfluss muss ein schriftlicher oder elektronischer Beleg existieren und per Nummer oder Bezeichnung mit diesem verknüpft sein. Existiert keine Rechnung oder Quittung, können Eigenbelege erstellt werden, aber diese müssen vor einem Prüfer (in der Regel des Finanzamts) bestand haben. Die Aufbewahrungsfrist für Belege beträgt zehn Jahre.
Die Belege sind fortlaufend, vollständig und zeitnah zu erfassen. Außerdem sollen sie nach Geschäftsfällen systematisiert sein. Damit die Lückenlosigkeit der Belege nachgewiesen werden kann, sollten fortlaufende Belegnummern vergeben werden.
Die Belegarten
Die wichtigsten Belege im Online-Handel sind Rechnungen – und zwar
Ausgangsrechnungen, also Rechnungen die das Unternehmen verlassen und für die es (in der Regel von seinen Kunden) Zahlungen erhält.
Eingangsrechnungen, also Rechnungen die das Unternehmen erhält und bezahlen muss (in der Regel von seinen Lieferanten, aber auch von Dienstleistern, wie Spediteuren).
Bankbelege, also insbesondere Kontoauszüge oder auch Paypal-Auszüge
Weitere häufige Belegarten sind
Gutschriften
Kassenbewegungen (Bartransaktionen)
Kreditkartenbewegungen
Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Alle diese Belege sind nach Zeitabschnitten zu sortieren und lückenlos zu erfassen.
Die Buchung
Hier dürfen die Begriffe nicht durcheinander geraten: Ihre Bank bucht Geldflüsse auf Ihren Bankkonten. Sie als Kauffrau/-mann buchen Geschäftsvorfälle auf Ihren Geschäftskonten. Fließt Geld auf Ihren Bankkonten, dann sind die Kontoauszüge sozusagen eine Kopie der Buchung der Bank – nicht Ihre eigene Buchung.
Diese nehmen Sie durch Eintrag in Ihr Kontobuch vor. Hier „verbuchen“ Sie im Wortsinne den Geschäftsvorfall, indem Sie festhalten, welche Rechnung mit welchem Betrag bezahlt wurde. Die Rechnung und der Bankkontoauszug sind lediglich die Belege für dieses Geschäft.
Damit diese von Ihnen vorgenommenen Buchungen verständlich für Außenstehende sind, werden gleichartige Geschäftsfälle in Buchungskonten gebündelt. Diese haben nichts mit Ihren Bankkonten zu tun, sondern dienen ausschließlich der besseren Strukturierung.
Hier haben sich Standards herausgebildet, die sogenannten Standard-Kontenrahmen (SKR). So wird von Kleinunternehmern oft der SKR 03 oder SKR 04 eingesetzt. Die vierstelligen Kontobezeichnungen erlauben eine fast beliebig feine Unterscheidung zwischen den einzelnen Arten der Einnahmen und Ausgaben.
Mit dem SKR 03 oder SKR 04 als Vorlage – der übrigens häufig auch in gängigen Buchhaltungsprogrammen enthalten ist, gelingt die Gruppierung der Buchungen recht leicht. Wer hier unsicher ist, darf sich gerne an uns wenden.
Selber machen oder auslagern?
Diese Frage beantwortet der erfahrene Berater mit einem gekonnten: „Es kommt darauf an …“. … und zwar auf Ihre Bereitschaft und Fähigkeit sich mit der Materie auseinander zu setzen, aber natürlich auch auf das Volumen Ihres Geschäfts.
Wer keine Erfahrung in diesem Bereich hat, sollte sich auf jeden Fall vor dem Geschäftsstart beim Aufsetzen des eigenen Buchungs-Systems beraten lassen – egal, ob es mit Eingangskorb und Aktenablage funktioniert, oder per Buchhaltungs-Software.
Sobald das Unternehmen etwas umfangreicher wird oder dann Lieferungen und Leistungen ins Ausland erfolgen, empfiehlt es sich jedoch immer einen Experten mit ins Boot zu nehmen. Zu beachten ist dabei, dass sich der Steuerberater auch mit der Thematik des Onlinehandels im Speziellen auskennt. Insbesondere mit den rechtlichen Besonderheiten sowie den betriebswirtschaftlichen Eigenarten eines Onlinehandels.
Durch die meist umfangreichen Kontenbewegungen empfiehlt es sich, bei der Einrichtung eines Buchhaltungssystems die Möglichkeiten der automatischen Verbuchung durch Schnittstellen zu prüfen. Ohne die optimale und effiziente Erledigung dieser Arbeiten vergibt jeder Onlinehändler einen Großteil möglicher Potentiale. Insbesondere die Möglichkeiten der detaillierten Auswertungen, welche Gebühren wo genau anfallen und welche Handelsspanne sich bei den einzelnen Produkten ergeben. Eventuell anfallende Fehlentwicklungen können somit erkannt werden und aktiv gegengesteuert werden.